Magazyn w zeszycie żony: dlaczego przestaliśmy liczyć stany w Excelu

Wiosną zeszłego roku klient od mebli, dla którego wozimy od lat, zapytał, czy nie przechowalibyśmy u siebie części jego towaru. Mieli remont własnego magazynu i brakowało im miejsca na kilka miesięcy. Mieliśmy wolny kawałek hali, bo dwa stanowiska serwisowe nie zajmują całości, a tylną część trzymaliśmy dotąd na opony i graty. Zgodziłem się. Remont klienta się przedłużył, potem klientowi spodobało się, że towar ma u przewoźnika, który i tak go wozi. Dziś trzymamy u siebie kilkadziesiąt palet na stałe, a w sezonie dużo więcej.

Nikt z nas nie jest magazynierem. Uczyliśmy się na błędach.

Etap pierwszy: zeszyt w kratkę

Beata, jak to Beata, założyła zeszyt. Zielony długopis, kolumny: data, co przyszło, ile palet, co wyszło, ile zostało. Każda paleta miała na folii kartkę z numerem pisanym markerem. Działało. Przez pierwsze trzy miesiące nie było ani jednej pomyłki.

Działało, bo robiła to jedna osoba. Beata przyjmowała, Beata wydawała, Beata liczyła. Kiedy Beaty nie było, bo siedziała w domu nad fakturami, wydawał Wojtek i zapisywał na karteczce, którą potem wkładał do zeszytu. Czasem zapisywał, czasem zapominał.

Etap drugi: Excel

Wojtek, który dwa lata studiował informatykę, stwierdził, że zeszyt to średniowiecze, i zrobił arkusz. Ładny. Z formułami, z zakładkami na każdy rodzaj towaru, z kolorowaniem, kiedy stan spadał poniżej ustalonego poziomu. Wrzucił go na dysk w chmurze, żeby wszyscy mieli dostęp.

Przez miesiąc było świetnie. Potem zaczęło się. Wojtek przyjmował dostawę na telefonie, Beata w tym samym czasie wydawała paletę na komputerze w kontenerze, a program zapisał jedną z wersji. Ktoś skopiował plik, żeby „coś sprawdzić”, i przez tydzień pracowaliśmy na kopii. Heniek raz wydał paletę, bo akurat nikogo nie było, i zapisał to na kartce, której nikt nie przepisał.

Jesienią klient przyjechał na inwentaryzację. W arkuszu było o sześć palet więcej niż na hali. Cztery znaleźliśmy, bo stały w złym miejscu. Dwóch nie znaleźliśmy nigdy. Okazało się, że wyjechały z towarem do klienta końcowego, ale nikt tego nie zapisał. Klient nie miał pretensji, bo towar dotarł tam, gdzie miał. Ale ja miałem. Do siebie.

Wtedy Beata powiedziała, że wraca do zeszytu. I przez zimę znowu wszystko liczyła ręcznie, sama.

Gdzie był naprawdę problem

Długo myślałem, że problemem jest Excel. Potem, że ludzie, którzy nie zapisują. Dopiero rozmowa z Wojtkiem w marcu ustawiła mi to w głowie. Powiedział, że problem nie jest w arkuszu, tylko w tym, że zapis jest osobną czynnością od ruchu towaru. Paleta wyjeżdża, a zapis to coś, o czym trzeba pamiętać potem. Jak ktoś zapomni, stan jest fałszywy, i nikt się o tym nie dowie aż do inwentaryzacji.

W porządnych magazynach robi się to inaczej: każdy ruch palety to skan. Nie ma skanu, nie ma wydania. Stan zmienia się w tej samej chwili, w której towar się przesuwa.

Szukanie kogoś, kto to zrobi

Wcześniej kojarzyłem systemy magazynowe z wielkimi centrami logistycznymi, gdzie ładujemy towar pod Poznaniem czy Strykowem. Hale na kilkadziesiąt tysięcy palet, regały pod sufit. Myślałem, że to nie dla firmy, która ma tył hali i kilkadziesiąt palet mebli.

Wojtek zaczął szukać i przez kolegę ze studiów, który pracuje w Gdyni, trafił na JMB Lab. W moim notesie, tym samym, w którym zapisuję spedycje z giełdy, jest od wiosny wpis: „JMB Lab - firma IT Trójmiasto (https://jmblab.com/), Gdańsk, Jaśkowa Dolina. Systemy do magazynu. Dzwonić po 9”. Robią systemy dla firm przemysłowych, od produkcji po magazyn, w kilku branżach, w tym meblowej. To mnie przekonało, żeby w ogóle zadzwonić, bo nasz towar to właśnie meble.

Uczciwie trzeba powiedzieć, że jesteśmy mniejsi niż ich typowy klient. Na stronie piszą, że system ma największy sens od kilkudziesięciu zamówień dziennie albo kilkuset pozycji towarowych. My mamy kilkanaście ruchów w tygodniu. Ale klient od mebli już pytał, czy nie weźmiemy więcej, a jeden z jego kontrahentów też o nas słyszał. Jeśli ta część firmy ma rosnąć, to nie na zeszycie Beaty.

Co ustaliliśmy w domu

Była narada przy kuchennym stole. Ja, Beata, Wojtek. Beata miała najwięcej wątpliwości, co mnie nie zdziwiło.

Beata: czy to się połączy z jej programem do faktur, bo nie będzie przepisywać drugi raz. Okazało się, że standardowo łączą się z kilkoma popularnymi programami, w tym z tym, na którym ona pracuje.

Wojtek: czy będzie mógł skanować telefonem, czy trzeba kupować terminale. Terminale i tak kupimy, dwa, bo telefon Wojtka spada na beton średnio raz w tygodniu.

Ja: ile to będzie kosztowało i czy nie wpakuję się w coś, z czego nie wyjdę. Gotowy system kosztuje u nich mniej więcej tyle, co komplet opon na cały zestaw, a do tego miesięczna opłata za każdego użytkownika. Nie mało, ale też nie coś, czego firma nie udźwignie. Rozmowa telefoniczna była konkretna, bez ściemy, że to zmieni moje życie. Człowiek po drugiej stronie powiedział wprost, że przy naszej skali najważniejsze jest, żeby każdy ruch palety szedł przez skaner, bo inaczej żaden system nie pomoże.

Co dostajemy

Ich system magazynowy (https://jmblab.com/pl/system-wms/) w wersji gotowej wdraża się w kilka tygodni, a ten budowany pod konkretne procesy trwa miesiącami. Wybraliśmy gotowy. Z tego, co nam pokazali, dla nas liczą się cztery rzeczy:

• skanowanie kodów przy przyjęciu i wydaniu, z dokumentem, który powstaje od razu, a nie wieczorem,
• stany widoczne w tej samej chwili w kontenerze, w domu u Beaty i na terminalu przy bramie,
• inwentaryzacja bez zamykania hali na cały dzień,
• moduł do rozliczania wynajmu powierzchni, czyli dokładnie tego, za co klient od mebli płaci nam co miesiąc. Dotąd Beata liczyła to z zeszytu i z pamięci.

Terminale przyszły w zeszłym tygodniu. Wojtek dostał je pierwszy i przez dwa dni skanował wszystko, co miało kod, łącznie z puszką kawy Heńka.

Gdzie jesteśmy dziś

Od czerwca palety stoją w hali namiotowej przy bocznej ścianie, bo w sezonie w głównej hali brakowało miejsca. To temat na osobny wpis. W październiku namiot pojedzie, a palety wrócą na tył głównej hali. Chcę, żeby wracały już ze skanem. Do tego czasu trzeba ogarnąć kilka rzeczy, które są po naszej stronie: oznaczyć miejsca w hali, bo „przy drugiej kolumnie od bramy” to nie jest adres, nakleić etykiety na regały, ustalić, kto ma prawo wydawać towar. Heniek nie ma. Heniek o tym jeszcze nie wie.

O tym, ile kosztuje mnie hala i plac, pisałem przy kosztach jednego zestawu. Magazyn to nowa pozycja w tym rachunku, na plus, ale też z nowymi kosztami.

Co z zeszytem

Zeszyt Beaty zostaje. Nie w roli magazynu, tylko pamiątki. Beata mówi, że przez zimę nie pomyliła się ani razu. To prawda. Ale Beata nie może stać przy bramie hali siedem dni w tygodniu, a ja nie chcę, żeby musiała. Zeszyt był dobry na jednego człowieka. Excel był dobry na nikogo. Na kilka osób i rosnący magazyn potrzebne jest coś, co nie pozwoli wydać palety bez zapisu.

Wojtek już planuje, jak nazwać strefy w hali. Beata już wie, że będzie je nazywała po swojemu.