Jak rozliczamy diety i ryczałty kierowców w małej firmie

Obiecałem przy wpisie o księgowości w rodzinie, że o dietach napiszę osobno, bo to temat na całą niedzielę. Jest niedziela. Beata siedzi obok i czyta przez ramię. Powiedziała, żebym na początku napisał wyraźnie: to nie jest porada prawna ani podatkowa. Każda firma powinna rozliczać to z księgową albo doradcą, który zna aktualne przepisy. Napisałem. Teraz mogę opowiedzieć, jak to wygląda u nas.

Skąd w ogóle diety

Kierowca w transporcie międzynarodowym jest w podróży służbowej. Za czas podróży należą mu się świadczenia na pokrycie kosztów: przede wszystkim diety, a w określonych sytuacjach ryczałty za noclegi. Wysokość diet krajowych i zagranicznych, w podziale na kraje, określają przepisy. Pracodawca może w regulaminie wynagradzania ustalić własne zasady, ale nie mniej korzystne niż te z przepisów.

Brzmi prosto. Komplikuje się w szczegółach: w którym kraju kierowca był i jak długo, gdzie nocował, kto zapłacił za nocleg, czy przewóz był objęty delegowaniem. Każde z tych pytań zmienia wynik.

Jak zbieramy dane

Kiedyś kierowca przynosił kartkę z trasą: wyjazd tego dnia, granica o tej godzinie, powrót tego dnia. Beata na tej podstawie liczyła. Kartki bywały nieczytelne, godziny przybliżone, a pamięć po trzech tygodniach w trasie zawodna.

Dziś źródłem jest przede wszystkim tachograf. Nowe urządzenia rejestrują przekroczenia granic i pozycję, kierowca potwierdza kraj przy każdej zmianie. Beata raz w miesiącu ściąga dane, o czym pisałem przy okazji kontroli na parkingu, i z raportu widzi, kiedy auto było w którym kraju. To jest podstawa do liczenia diet.

Do tego rachunki za noclegi. Kierowca, który spędza regularny odpoczynek tygodniowy za granicą, śpi w hotelu albo pokoju, a rachunek, wystawiony na firmę, trafia do Beaty. Rachunki za prysznice, parkingi, drobne wydatki też, jeśli mają być zwrócone.

Noclegi: hotel czy kabina

Tu było najwięcej zamieszania przez te lata. Ryczałt za nocleg to świadczenie, które kierowca dostaje, kiedy nocuje w warunkach, za które sam musiałby zapłacić, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu. Kiedy firma płaci za hotel, ryczałt za tę noc nie przysługuje, bo nocleg jest zapewniony.

Sprawa noclegu w kabinie była przez lata przedmiotem sporów, wyroków, zmian przepisów. Nie będę tu streszczał całej historii, bo sam bym się pogubił, a Beata by mi potem poprawiała każdy akapit. W skrócie: dziś rozliczamy to zgodnie z aktualnymi przepisami i ze stanowiskiem, które przyjęła nasza firma po konsultacji z doradcą, a regularny odpoczynek tygodniowy i tak spędzany jest poza kabiną, bo tego wymaga pakiet mobilności.

Delegowanie: osobna warstwa

Od pakietu mobilności, przy niektórych rodzajach przewozów, kierowca jest delegowany do kraju, w którym wykonuje przewóz. Wtedy przysługuje mu wynagrodzenie na poziomie wymaganym w tym kraju za czas tego przewozu. Beata liczy to osobno i porównuje z tym, co kierowca dostaje z pensji i świadczeń.

Najważniejsze dla mnie, jako właściciela: to podnosi koszt kierowcy w przewozach między innymi krajami i w kabotażu. O tym, że pakiet zmienił rachunek całej firmy, pisałem przy okazji powrotów aut do bazy. Tu widać to najbardziej konkretnie, na pasku wypłaty.

Co mówię kierowcom

Kierowcy pytają o diety najczęściej. I często słyszą w barze na parkingu, że w innej firmie dostają więcej. Czasem to prawda, czasem porównują jabłka z gruszkami, bo ktoś dostaje wyższą podstawę, a mniej świadczeń, albo odwrotnie. Albo ktoś liczy „na rękę” i nie wie, co się za tym kryje.

Dlatego kilka lat temu wprowadziliśmy zasadę: każdy kierowca może raz w miesiącu usiąść z Beatą i przejść przez swoje rozliczenie. Dzień po dniu, kraj po kraju. Nie wszyscy korzystają. Wasyl korzysta co miesiąc i zawsze ma swoją listę, porównuje z nią wyliczenia Beaty. Dwa razy znalazł błąd. Raz na swoją niekorzyść, raz na naszą. Oba poprawione.

Zbyszek nie przychodzi nigdy. Twierdzi, że wierzy Beacie bardziej niż sobie. Nie wiem, czy to komplement.

Błędy, które popełnialiśmy

Nie będę udawał, że zawsze było dobrze.

• Przez pierwsze lata liczyłem sam. Na kartce, na podstawie tego, co mówili kierowcy. Były błędy, w obie strony. Kiedy Beata przejęła rozliczenia, część musiała korygować.
• Nie zbieraliśmy rachunków systematycznie. Kierowca wracał z trasy, rachunki leżały w kabinie, połowa się gubiła. Teraz jest koperta w teczce auta i kierowca oddaje ją razem z dokumentami przewozowymi.
• Nie sprawdzaliśmy, czy przepisy się zmieniły. A zmieniały się kilka razy. Beata teraz na początku każdego roku sprawdza aktualne stawki i zasady, a przy większych zmianach dzwoni do doradcy.

Każdy może sprawdzić, jak liczymy

Bo to temat, o którym w branży mówi się dużo, ale głównie w barze. Właściciele firm często nie wiedzą dokładnie, jak to liczą ich księgowi, a kierowcy nie wiedzą, na podstawie czego dostają pieniądze. Z tego rodzą się nieporozumienia, a czasem i sprawy w sądzie pracy.

U nas działa to, bo jest przejrzyste. Kierowca może zobaczyć, jak liczymy. Beata wie, co liczy. Ja wiem, ile to kosztuje. Nie jest idealnie, ale nikt nie musi zgadywać.

Beata właśnie przeczytała cały tekst i powiedziała, że mogę publikować. Poprawiła trzy przecinki i jedno zdanie o noclegach, które według niej było „za bardzo po mojemu”. Zostawiłem jej wersję.