Księgowość w rodzinie i zielony długopis Beaty

W czwartek wieczorem Beata położyła przede mną kartkę. Nic na niej nie było poza trzema liczbami i jednym zdaniem zielonym długopisem: „W październiku zabraknie”. Zanim zdążyłem zapytać, czego zabraknie, pokazała mi palcem. Należności od dwóch klientów, które powinny wpłynąć we wrześniu, przesunięte. Raty leasingowe, które idą co miesiąc. Pensje. Paliwo. W październiku, jeśli nic się nie zmieni, na koncie będzie mniej, niż trzeba.

Nie ma paniki. Jest październik, do którego zostały prawie dwa miesiące, i żona, która widzi rzeczy, zanim się wydarzą. Tak to u nas działa. Ja patrzę na to, co jest dziś: które auto gdzie stoi, który ładunek jedzie. Beata patrzy na to, co będzie za kwartał.

Jak to się zaczęło

Kiedy zakładałem firmę, Beata pracowała w biurze rachunkowym. Przez pierwsze dwa lata prowadziła moje księgi po godzinach, w domu, wieczorami. Firma rosła, dokumentów było coraz więcej, a ona siedziała nad nimi do północy. W trzecim roku odeszła z biura i przeszła do mnie na cały etat.

Nie była to łatwa decyzja. Miała pewną pracę, dobrą szefową, stały dochód. Przyszła do firmy, która wtedy miała cztery auta i przyszłość niepewną jak prognoza pogody na przyszły miesiąc. Do dziś pamiętam, jak powiedziała: „Jak mam się martwić o twoje pieniądze, to wolę je widzieć”.

Co robi Beata

Formalnie: księgowość, kadry, płace, rozliczenia kierowców. W praktyce dużo więcej.

• Faktury: wystawia, pilnuje, żeby wszystkie dokumenty były dołączone, wysyła. Od tego roku przez Krajowy System e-Faktur, co na początku kosztowało ją kilka nerwowych tygodni, a teraz jest rutyną.
• Należności: wie, kto zapłacił, kto nie, kto się spóźnia. Dzwoni do tych, którzy się spóźniają. Grzecznie, ale tak, że zapamiętują.
• Koszty: zbiera wszystkie faktury kosztowe, paliwowe, serwisowe, opłaty drogowe. Przypisuje je do aut. To dzięki niej wiem, ile naprawdę kosztuje jeden zestaw.
• Rozliczenia kierowców: czas pracy, diety, ryczałty, delegowanie. O tym osobny wpis, bo to temat na całą niedzielę.
• Dane z tachografów: ściąga raz w miesiącu, przegląda raporty, wyłapuje naruszenia.
• Płynność: tu jest jej największa wartość. Wie, ile pieniędzy będzie na koncie za miesiąc i za trzy.

Zielony długopis

Beata ma system, którego nikt poza nią do końca nie rozumie. Program księgowy, arkusz z przepływami, a obok tego zeszyty w kratkę. Wszystko, co ważne, zapisuje ręcznie. Zielonym długopisem, bo czerwony jest „za nerwowy”, a niebieski „za zwykły”.

Śmiałem się z tego przez lata. Przestałem, kiedy okazało się, że jej zeszyty pamiętają rzeczy, których nie pamięta żaden program. Który klient dwa lata temu spóźnił się z płatnością przed świętami. Który warsztat zawsze dolicza coś, czego nie było w wycenie. Który kierowca co miesiąc gubi paragon za prysznic.

Gdzie się kłócimy

Nie będę udawał, że jest idealnie. Kłócimy się. Najczęściej o trzy rzeczy.

O wydatki na auta. Ja chcę nowe opony, lepsze pasy, klimatyzację postojową dla Marka. Beata pyta, czy to konieczne teraz, czy może poczekać do stycznia. Zwykle ma rację, że może poczekać. Czasem ja mam rację, że nie może. Kompromis wypracowujemy przy kolacji.

O klientów, którzy się spóźniają. Ja jestem miękki. Klient płaci od lat, raz się spóźnił, trudno. Beata jest twarda. Jak się spóźnił raz, to się spóźni drugi raz, i trzeba to zatrzymać od razu. Po latach wiem, że częściej ona ma rację.

O granicę między domem a firmą. To najtrudniejsze. Kiedy księgowa jest twoją żoną, kolacja łatwo zamienia się w naradę. Pieniądze firmy i pieniądze domu łatwo się mieszają, jeśli się nie pilnuje. Beata pilnuje. Mamy osobne konta, osobne karty, a jak biorę coś z firmy do domu, to ona to rozlicza tak samo jak u każdego innego. Kiedy chciałem kiedyś zapłacić firmową kartą za nową kosiarkę na działkę, dostałem wykład, którego nie zapomnę.

Kilka lat temu ustaliliśmy jeszcze jedno: w niedzielę nie rozmawiamy o firmie. Z wyjątkiem tego dziennika, który Beata czyta, zanim go opublikuję, i poprawia przecinki.

Płynność ważniejsza niż zysk

Najważniejsza rzecz, której mnie nauczyła, to różnica między zyskiem a pieniędzmi na koncie. Firma może być na plusie w księgach i nie mieć czym zapłacić pensji. Wystarczy, że klienci płacą po sześćdziesięciu dniach, a koszty trzeba pokryć od razu.

Przy każdym nowym kliencie Beata pyta mnie o termin płatności i o to, jak się liczy. Pisałem o tym w czerwcu, przy umowie z nowym zleceniodawcą. To jej pytania trafiły na moją listę pięciu punktów.

Rozważaliśmy kiedyś faktoring, żeby nie czekać na pieniądze od klientów. Beata policzyła koszty i uznała, że na razie nas na to nie stać, a raczej, że nie chcemy za to płacić. Zamiast tego trzymamy rezerwę na koncie na dwa miesiące kosztów. Budowaliśmy ją przez trzy lata.

Co z październikiem

Wracając do czwartkowej kartki. Beata już zadzwoniła do obu klientów. Jeden przesunął płatność przez błąd w systemie i obiecał zapłacić w tym miesiącu. Drugi ma problemy, a to znaczy, że nie dostanie od nas kolejnych aut, dopóki nie ureguluje. Rezerwa pokryje resztę, jeśli trzeba będzie.

Zapytałem ją, co by zrobiła, gdyby nie była moją żoną, tylko zatrudnioną księgową. Odpowiedziała, że wtedy by się nie martwiła w nocy. Nie wiem, czy to był żart.